Maatregelen Sociale Adviesraad Harderwijk

Alle leden en adviseurs van de Sociale Adviesraad Harderwijk hebben kennis genomen van de nieuwe wet op de privacy welke is ingegaan op 25 mei 2018.

Zie hiervoor ook de algemene website over AVG: https:/autoriteitpersoonsgegevens.nl

  1. Handleiding Sociale Adviesraad Harderwijk betreffende de AVG
  2. Er is een privacyverklaring toegevoegd aan de website van de SAH via de privacyverklaring generator (https:/veiliginternetten.nl/privacyverklaring).
  3. Aan het Huishoudelijk Reglement van de SAH is een privacyverklaring toegevoegd.
  4. Aan alle formulieren waarop persoonsgegevens verzameld zijn, wordt een standaard regel toegevoegd dat deze gegevens verkregen zijn met toestemming van de betrokkene en niet zonder toestemming gebruikt zullen worden voor het verstrekken van deze gegevens aan derden.
  5. Door de secretaris/penningmeester wordt een overzicht gemaakt van alle systemen waarin persoonsgegevens verwerkt worden.
  6. Er wordt een overzicht gemaakt van welke persoonsgegevens in een bestand worden opgenomen en waar deze gegevens voor gebruikt worden.
  7. Oude, niet gebruikte bestanden worden verwijderd.
  8. Handleiding Privacybeleid Sociale Adviesraad Harderwijk (per 25-05-2018)
  9. De SAH heeft een lijst met persoonsgegevens van de leden en adviseurs welke gebruikt wordt voor de administratie en het verspreiden van informatie. Deze lijst is up to date en bevat geen gegevens van personen die geen deel (meer) uitmaken van de SAH.
  10. Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk gevraagd zijn.
  11. Verwerking persoonsgegevens gebeurt met instemming van betreffende persoon.
  12. Opgeslagen persoonsgegevens worden door leden en adviseurs van de SAH niet ongevraagd verspreid aan derden.
  13. Persoonsgegevens die vermeld staan in het jaarverslag zijn verkregen met instemming van de betrokkenen.
  14. Handleiding bewaren persoonsgegevens
  15. Persoonsgegeven worden niet langer bewaard dan nodig.
  16. Er is een overzicht van alle systemen waarin persoonsgegevens gebruikt worden.

Ook worden eventuele back-up’s en kopieën genoemd.

  1. In deze systemen worden gegevens niet langer bewaard dan nodig.
  2. Op lijstjes met persoonsgegevens staat een datum tot wanneer deze gegevens bruikbaar zijn.
  3. Mailboxen met persoonsgegevens worden regelmatig opgeschoond.
  4. Emailberichten aan groepen worden verzonden met een BCC zodat adressen niet zichtbaar zijn voor anderen.
  5. Met derden wordt afgesproken dat bestanden na eenmalig gebruik worden verwijderd (denk aan adressenbestand bij en drukker voor verzenden mailing).